Žiadosti občanov

4. feb 2021

Pri kontrolách v mnohých mestách sme si všimli, že sú na žiadostiach ktoré podávajú občania, uvádzané zlé alebo neúplné informácie o spracovaní osobných údajov. Aby ste to mali v poriadku, je potrebné si v prvom rade určiť právny základ spracovania osobných údajov. Tými sú v prípade miest nasledujúce:

  1. spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy v zmysle čl.6 ods. 1/b Nariadenia EU (GDPR) a §13 ods. 1/b Zákona 18/2018 Z. z.,
  2. spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi v zmysle čl.6 ods. 1/e Nariadenia EÚ (GDPR) a §13 ods. 1/e Zákona 18/2018 Z. z.,
  3. spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti v zmysle čl.6 ods. 1/c Nariadenia EÚ (GDPR) a §13 ods. 1/c Zákona 18/2018 Z. z.,
  4. spracúvanie je na základe súhlasu v zmysle čl.6 ods. 1/a Nariadenia EU (GDPR) a §13 ods. 1/a Zákona 18/2018 Z. z..

 

Plnenie zmluvy (bod 1.) – pod tento právny základ spadajú žiadosti, ktorých vybavením je uzatvorenie zmluvy medzi mestom a občanom. Týka sa to aj žiadosti, ktoré neboli kladne vybavené a zmluva nebola podpísaná. Takými žiadosťami sú – prideľovanie nájomných bytov, odkúpenie majetku mesta, prideľovanie dotácií, nájom hrobového miesta a iné.

Výkon verejnej moci (bod 2.) – tento právny základ zastrešuje žiadosti, ktorých vybavením je vydanie povolenia, rozhodnutia alebo posudku. Spadajú pod to činnosti stavebného odboru, odboru sociálnych vecí, životného prostredia alebo dopravy.

Plnenie zákonnej povinnosti (bod 3.) – tento právny základ sa týka žiadostí, ktorých vybavenie Vám nariaďuje zákon. Sú to miestne dane a poplatky, matrika a iné.

Súhlas dotknutej osoby (bod 4.) – súhlas so spracovaním osobných údajov sa týka tých žiadostí, ktoré nie je možné vybaviť na základe predchádzajúcich právnych základov. Príkladom môže byť  slávnostné uvítanie dieťaťa do života, pozdrav jubilantom a podobné.

Pokiaľ spracovávate osobné údaje podľa právneho základu v bodoch 1. až 3. nie je potrebné, aby žiadosti obsahovali súhlas so spracovaním osobných údajov. Povedal by som, že je to dokonca zavádzajúce, nakoľko nie je možné pri takýchto žiadostiach odvolať súhlas.

Pri spracovaní žiadosti si žiadajte od občanov len tie osobné údaje, ktoré nevyhnutne potrebujete na vybavenie príslušnej žiadosti. Patria k nim aj kontaktné údaje ako mailová adresa alebo telefónne číslo. Pokiaľ nepotrebujete, tak nežiadajte rodné číslo.

Každý vzor Vašej  žiadosti by mal obsahovať informovanie o spracovaní osobných údajov alebo minimálne informovanie o tom, kde sa tieto informácie nachádzajú napr. odkaz na webovú stránku a kontakt na zodpovednú osobu. Informovanie o spracovaní osobných údajov musí minimálne obsahovať dobu uchovávania osobných údajov a informáciu komu budú osobné údaje poskytnuté. Tiež by malo obsahovať informáciu o tom, kde sa občan dozvie o svojich právach. Môže to byť opäť odkaz na webovú stránku.