Poskytovanie dokumentov s osobnými údajmi poslancom

17. jan 2020

V poslednom čase sa stretávame s prípadmi, že poslanec mestského zastupiteľstva si vyžiada dokumenty, na ktorých sa nachádzajú osobné údaje zamestnancov alebo občanov mesta a následne tieto dokumenty zverejní na sociálnej sieti aj so všetkými osobnými údajmi. Tým dochádza k porušeniu práv a slobôd zamestnanca alebo občana.

K pochybeniu dochádza na oboch stranách. Na strane poslanca tým, že aj napriek poučeniu zverejnil osobné údaje niekoho od koho na to nemal súhlas a kto s tým nebol oboznámený. Mesto pochybilo tým, že mu poskytlo osobné údaje, ktoré vôbec nemal dostať a často sa ani nevedelo načo poslanec dané dokumenty potrebuje a ako ich použije.

Ako teda postupovať? V prvom rade si od poslanca písomne vyžiadajte za akým účelom potrebuje dokumenty s osobnými údajmi a čo s nimi mieni robiť. Pokiaľ sa rozhodnete mu dokumenty poskytnúť, tak v prvom rade anonymizujte všetky podpisy, ktoré sa na dokumentoch nachádzajú. Tiež je potrebné pri zamestnancoch vymazať všetky osobné údaje, ktoré nesúvisia s jeho pracovným zaradením a všetky jeho súkromné osobné údaje, ako adresu bydliska, súkromný mail alebo súkromné telefónne číslo. Najlepšie je mu poskytnúť dokumenty len s menom a priezviskom zamestnanca. Samozrejme pokiaľ na dokumente nie sú ešte nejaké iné citlivé údaje, ktoré s daným zamestnancom súvisia, napríklad jeho mzda. V tom prípade je potrebné anonymizovať aj meno a priezvisko.

Pri občanoch, tak ako u zamestnancov, poskytnite len tie osobné údaje, ktoré poslanec za daným účelom nevyhnutne potrebuje. Najlepšie len meno a priezvisko, prípadne ak je to nutné, adresu bydliska. Ostatné osobné údaje na dokumentoch anonymizujte.

Pri poskytnutí dokumentov s osobnými údajmi je potrené poučiť poslanca, že tieto dokumenty môže použiť len za tým účelom, na ktorý si ich vyžiadal. Pokiaľ by ich chcel použiť za iným účelom, napríklad zverejnenie, tak je povinný tieto osobné údaje anonymizovať. Pokiaľ by tak neurobil, tak porušuje ustanovenia nariadenia GDPR a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.