Personálna agenda – ako na to

18. jul 2019

Spracovanie osobných údajov v oblasti personalistiky a miezd sa deje hlavne na základe osobitných zákonov, ktoré presne určujú v akom rozsahu a za akým účelom sa majú spracovávať osobné údaje. Pokiaľ máte len osobné údaje, ktoré vám určuje spracovávať osobitný zákon, tak nie je potrebný súhlas zamestnanca. Stačí ho len informovať o spracovaní osobných údajov. Pokiaľ máte osobné údaje nad rámec určených v osobitnom zákone, tak je to potrebné riešiť buď súhlasom dotknutej osoby, alebo oprávneným záujmom. V prípade súhlasu je ale potrené počítať s tým, že keď zamestnanec odvolá svoj súhlas, je potrebné osobné údaje zlikvidovať a vy ich už nemôžete ďalej používať, čo môže spôsobiť problémy v činnosti organizácie. Súhlas sa využíva hlavne keď si potrebujete archivovať doručené životopisy pre ďalšie použitie alebo tiež pri fotokópiách dokladov štatutárov pre potreby vybavenia splnomocnenia, alebo napríklad víz a leteniek. Súhlas so spracovaním osobných údajov nesmie byť súčasťou pracovnej zmluvy, ale musí to byť samostatný dokument.

Možnosťou ako "obísť" súhlas zamestnanca je použitie právneho základu spracovania osobných údajov – oprávnený záujem prevádzkovateľa alebo tretej strany. Pokiaľ možno nejaký záujem prevádzkovateľa považovať za oprávnený a za účelom jeho dosiahnutia je potrebné spracovať osobné údaje, tak to môže prevádzkovateľ urobiť. Je však nutné prihliadať aj na to, či neprevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby. Pokiaľ tieto prevážia nad záujmom prevádzkovateľa, alebo by došlo k ich obmedzeniu, tak je povinný prevádzkovateľ od spracovania osobných údajov upustiť.  Existencia oprávneného záujmu si v každom prípade vyžaduje dôkladné posúdenie.

Nariadenie GDPR vo svojom odôvodnení prináša aj niekoľko príkladov. Oprávnený záujem by mohol existovať napríklad vtedy, keby medzi dotknutou osobou a prevádzkovateľom existoval relevantný a primeraný vzťah, napríklad keby bola dotknutá osoba voči prevádzkovateľovi v postavení klienta alebo v jeho službách (zamestnanec). Spracúvanie osobných údajov nevyhnutne potrebné na účely predchádzania podvodom tiež predstavuje oprávnený záujem príslušného prevádzkovateľa. Môže ísť nielen o obchodný záujem podnikateľa, ale aj o iný ekonomický či technický záujem. Pri aplikácií oprávneného záujmu je potrebné o tom informovať zamestnancov.

Osobné údaje, ktoré sú vyžadované osobitnými zákonmi

Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení

Zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu zamestnanca na účely sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia v rozsahu upravenom týmto zákonom; táto evidencia sa vedie od vzniku sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia zamestnanca po celé obdobie, počas ktorého toto poistenie a sporenie trvá.

Evidencia musí obsahovať tieto osobné údaje:

  1. priezvisko, vrátane všetkých predošlých priezvisk, meno, dátum a miesto narodenia, stav
    a miesto trvalého pobytu a údaj o tom, či je zamestnanec štatutárnym orgánom zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa,
  2. identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia fyzickej osoby,
  3. deň vzniku pracovného pomeru a skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi,
  4. vymeriavací základ zamestnanca,
  5. obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie,
  6. obdobie materskej dovolenky, obdobie rodičovskej dovolenky.

Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov

Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, je povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny, vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.

Mzdový list musí na daňové účely obsahovať:

  1. meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
  2. rodné číslo zamestnanca,
  3. adresu trvalého pobytu zamestnanca,
  4. mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane a daňový bonus.

Na účely preukazovania nároku, zisťovania, preverovania a kontroly správneho postupu preukazovania nároku na zníženie základu dane, na zamestnaneckú prémiu, na daňový bonus a na daňový bonus na zaplatené úroky, na účely ochrany a domáhania sa práv daňovníka, zamestnávateľa a správcu dane sú zamestnávateľ, správca dane a ministerstvo oprávnení spracúvať osobné údaje dotknutých osôb. Zamestnávateľ, správca dane a ministerstvo sú na tieto účely oprávnení aj bez súhlasu dotknutej osoby získavať jej osobné údaje kopírovaním, skenovaním
alebo iným zaznamenávaním úradných dokladov v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu spracúvania.

Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení

Zamestnávateľ je povinný viesť a uchovávať po dobu desiatich rokov evidenciu o zamestnancoch, ktorá musí obsahovať:

  1. meno a priezvisko, a to aj predchádzajúce, rodné číslo, u cudzinca sa uvádza dátum narodenia, ak rodné číslo nemá, adresu trvalého pobytu; údaje uvedené v tomto bode okrem rodného čísla sa neuvádzajú u osôb, na ktoré sa vzťahujú osobitné spôsoby vykazovania údajov podľa osobitných predpisov,
  2. údaje o vzniku a zániku verejného zdravotného poistenia,
  3. počet dní, za ktoré sa platí poistné v členení na jednotlivé kalendárne mesiace.