Synonymum pre groupware je produkt Microsoft Exchange. Väčšina manažérov spoločností ani nevie o iných systémoch, ktoré majú rovnakú funkcionalitu, ba dokonca i mnoho rozšírení integrovaných priamo do systému. Veľmi zaujímavým riešením je Open-Xchange Server 6, ktorý používa už viac ako 15 miliónov ľudí na celom svete. Jeho výhodou je nezávislosť na strane klienta.
Open-Xchange je groupware systém s prístupom k informáciám pomocou web rozhrania za použitia najmodernejších technológií (AJAX), alebo pomocou lokálneho klienta nainštalovaného na stanici používateľa. Týmto je zabezpečená možnosť pracovať ako pri pripojení na server, tak aj v prípade, keď nemáme dostupné pripojenie na internet. Takýto spôsob práce s informáciami groupware je v dnešnej dobe najpoužívanejší. Súčasná doba mobilných technológií a prístupu k informáciám je integrovaná aj do OX6, ktorý podporuje širokú škálu mobilných telefónov. Tím sa otvárajú nové možnosti použitia hlavne pre operatívne riadenie servisných technikov, ktorým ku komunikácií stačí len mobilný telefón s aktivovaným gprs pre pripojenie sa na server. Centrálny dispečing príjme požiadavky zákazníka a predá ich ďalej pomocou groupware rozhrania www, outlook, WEBDav …
Čo od groupware systému očakávame a čo nie
Groupware nám ponúka skupinovú spoluprácu s možnosťou využívať centrálne zdroje dát, ktoré sa týkajú kontaktov, stretnutí, úloh alebo emailov. Toto rozdelenie je typické pre väčšinu groupwarových systémov. OX ponúka rozšírenie funkcionality a zabezpečí vám kontrolu nad plánovaním stretnutí s možnosťou kontroly využitia zdrojov v spoločnosti. Zdroje môžu byť napr. projektor, automobil, zasadacia miestnosť atď.
Systém za vás automaticky rieši kontrolu nad upozorňovaním na naplánované udalosti. Takto získate viac času na vlastnú realizáciu požadovaných činností a s tým aj súvisiace zvýšenie produktivity. Všetky groupware systémy sú postavené na princípe zhromažďovania informácií o práci jednotlivých používateľov alebo ich skupín. V prípade, že tieto informácie nie sú do systému vložené, nemôžeme očakávať funkčnosť žiadneho groupware systému. Preto je primárnou požiadavkou zabezpečenie vstupných dát od všetkých používateľov systému.
Ponuka funkcií OX
Portál
Je vstupnou bránou Open-Xchange. Všetky dôležité informácie sú zhrnuté tu a dáva vám možnosť rýchlo získať prehľad o tom, čo sa deje v groupware a u vás vo firme. Pomocou rýchleho prehľadu máte dostupné všetky podstatné informácie. Tiež vás informuje o došlej pošte s aktuálnym náhľadom na prijaté správy. Všetky uvedené informácie sú okamžite prístupné kliknutím na ich názov.
Kalendár
Kalendár je účinný nástroj, ktorý môžete použiť k plánovaniu vlastných udalostí, skupinových udalostí a pre použitie zdrojov. Poskytuje vám neobmedzené možnosti k plánovaniu udalostí a stretnutí v súčinnosti s ostatnými používateľmi systému. Pri vytváraní skupinovej udalosti máte možnosť skontrolovať dostupnosť ostatných účastníkov. Udalosti sa môžu zúčastniť nielen používatelia, ale aj zdroje. Zdrojom môže byť automobil, projektor alebo iná vec využívaná v spoločnosti viacerými zamestnancami.
Kontakty
Správa kontaktov s rozdelením informácii kontaktu do podskupín (osobné informácie, obchodné informácie, komunikácia). Všetky kontakty možno rozdeliť do položiek, kde možno nastaviť práva prístupu a manipulácie s kontaktmi. Pre ľahkú manipuláciu s kontaktmi je integrované vyhľadávanie a triedenie podľa rôznych filtrov. Používateľ si tak môže pripraviť zoznam kontaktov podľa rôznych parametrov. Pomocou konektorov pre jednotlivé zariadenia a operačné systémy je zabezpečená spolupráca s externými programami ako je Outlook alebo mobilné telefóny.
Úlohy
Pokiaľ potrebujete mať prehľad a možnosť plánovať si svoje úlohy alebo zadávať úlohy svojím spolupracovníkom tak práve k tomu Vám slúži prehľadné webové rozhranie. Zoznam naplánovaných, splnených alebo nesplnených úloh je možné triediť podľa rôznych kritérií. Pri vytváraní alebo zmene je možné automaticky všetkých zúčastnených informovať o tejto skutočnosti prostredníctvom emailu. Opäť je možné zdieľať tieto dáta pomocou OutLooku alebo mobilného telefónu.
Dokumenty
OX-6 umožňuje budovanie skladu dokumentov, pričom máte prehľad o ich vytvorení, jednotlivých verziách a uskutočnených zmenách. Prístup k dokumentom pre zabezpečený buď cez webové rozhranie, kde sú prístupné cez stromovú štruktúru vytvorených adresárov. Je možné aj vyhľadávanie dokumentov a to pomocou menu alebo zadaním dotazu na dokument. Ďalšou možnosťou prístupu k dokumentom je WebDAV klient. Tento klient zabezpečí prístup k dokumentom tak ako by boli na vašom disku a umožní plnohodnotnú prácu s dokumentmi. Pre prácu s WebDAV sú taktiež pripravené aj aplikácie MS Office, OpenOffice.org, Photoshop … V týchto aplikáciách tak môžete pracovať priamo so vzdialenými dokumentmi.
Email
Jedná sa o web rozhranie pre prácu s poštou s rozšírenou funkcionalitou. V správe tak môžete formátovať text podobne ako v textovom editori alebo inom poštovom klientovi. Pri písaní správ máte možnosť komfortne vyhľadávať v adresári prijímateľov. A tiež je možne rôznym spôsobom triediť poštu a vytvárať priečinky.
