Spoločný obecný úrad – ochrana osobných údajov

Spoločné obecné úrady vznikli na to, aby zastrešovali služby a prenesené kompetencie pre jednotlivé obce, ktoré ich zriadili. Jedná sa hlavne o kompetencie stavebných a školských úradov, sociálnych služieb a podobne.

Tým, že obce prenášajú niektoré svoje kompetencie na spoločné obecné úrady, poskytujú im osobné údaje o svojich obyvateľoch. Napriek tomu, že sú bez právnej subjektivity vzťahuje sa na nich §2 ods. (1) zákona č.  122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov:

Tento zákon sa vzťahuje na každého, kto spracúva osobné údaje, určuje účel a prostriedky spracúvania, alebo poskytuje osobné údaje na spracúvanie.

Spoločné obecné úrady nedisponujú osobnými údajmi, ktoré sami získali, ale spracovávajú osobné údaje občanov obcí, ktoré ich zriadili. Z hľadiska zákona o ochrane osobných údajov vystupujú voči týmto obciam ako sprostredkovateľ.

Prvou vecou, ktorú by mali mať spoločné obecné úrady spracovanú sú sprostredkovateľské zmluvy s jednotlivými obcami. Sprostredkovateľská zmluva, podľa §8 zákona 122/2013 Z. z., musí mať presné náležitosti. Viac informácií o sprostredkovateľskej zmluve nájdete v tomto článku. V zmluve vystupuje ako prevádzkovateľ obec a ako sprostredkovateľ spoločný obecný úrad.

Jednou z najdôležitejších vecí, ktorú vyžaduje zmluva a zákon je špecifikovaná v  §8 ods. (2):

Prevádzkovateľ je pri výbere sprostredkovateľa povinný dbať na jeho odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov opatreniami podľa § 19 ods. 1. Prevádzkovateľ nesmie zveriť spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľovi, ak by tým mohli byť ohrozené práva a právom chránené záujmy dotknutých osôb.

Z toho vyplýva, že každý spoločný obecný úrad musí mať vypracovaný bezpečnostný projekt, ktorý je nezávislý od projektu obce alebo mesta v ktorom sídli. Tiež musí mať vypracované samostatné bezpečnostné opatrenia (bezpečnostnú smernicu), podľa ktorých sú poučení všetci zamestnanci úradu (oprávnené osoby).

Spoločný obecný úrad je povinný podľa zákona č. 122/2013 Z. z. viesť si kompletnú dokumentáciu k ochrane osobných údajov. Tá okrem bezpečnostného projektu a poučení oprávnených osôb obsahuje aj evidenčné listy informačných systémov, sprostredkovateľské zmluvy a zmluvy s externými pracovníkmi.

Nezanedbávajte tieto povinnosti vo vami zriadených spoločných obecných úradoch. Vyhnete sa zbytočným komplikáciám a možným pokutám pri kontrole z Úradu na ochranu osobných údajov.

———–

Na záver ešte vyjadrenie z Úradu na ochranu osobných údajov:

Vami popísanú situáciu upravuje § 20a ods. 3 zákona o obecnom zriadení, ktorý ustanovuje:

Ak je predmetom zmluvy zriadenie spoločného obecného úradu, zmluva musí obsahovať

a) určenie sídla spoločného obecného úradu; ak spoločný obecný úrad zabezpečuje prenesený výkon štátnej správy pre obec, ktorá ho uskutočňuje podľa osobitného predpisu aj pre iné obce, je jeho sídlom táto obec,

b) určenie počtu zamestnancov, spôsobu financovania jeho nákladov a jeho organizáciu,

c) určenie starostu, ktorý bude štatutárnym orgánom v majetkovoprávnych veciach týkajúcich sa spoločného obecného úradu a v pracovnoprávnych veciach týkajúcich sa zamestnancov v spoločnom obecnom úrade.

(4) Na platnosť zmluvy je potrebný súhlas nadpolovičnej väčšiny všetkých poslancov každej obce, ktorá je účastníkom zmluvy. Za záväzky vzniknuté voči tretím osobám zo zmluvy uzavretej na účel uskutočnenia konkrétnej úlohy alebo činnosti účastníci zmluvy zodpovedajú spoločne a nerozdielne, ak zmluva neustanovuje inak.

Na základe vyššie uvedeného máme za to, že na základe písomnej zmluvy a na základe faktu, že viac obcí týmto zriadením spoločného obecného úradu bude vykonávať prenesený výkon štátnej správy, bude tento spoločný obecný úrad aj prevádzkovateľom v zmysle zákona č. 122/2013 Z. z. , pretože, tak ako povinnosti jednotlivej obci ustanovujú osobitné zákony, tak aj povinnosti obciam združeným v spoločnom obecnom úrade vyplývajú z osobitných zákonov, teda právnym základ ich spracúvania je ten istý, ako pri jednotlivej obci.

Na účely spresnenia postavenia spoločného obecného úradu Vám odporúčame, aby ste sa ohľadom jeho kompetencií obrátili na Ministerstvo vnútra SR, ktoré je gestorom zákonov, túto oblasť preneseného výkonu štátnej správy upravujúcu.

———–

Vyššie uvedená informácia nie je právne záväzná, zohľadňuje iba poskytnuté fakty vyplývajúce z uvedených okolností skutkového a právneho stavu. Závery tejto poskytnutej informácie majú iba odporúčací charakter a nemôžu byť preto zovšeobecňované pre iné, zdanlivo podobné prípady.